Hoe groot of klein jouw onderneming ook is, het voeren van een gedegen personeelsadministratie is altijd van belang. Beschik je immers niet over de juiste gegevens, dan kun je de post niet naar het juiste adres sturen of je maakt het salaris over naar de verkeerde bankrekening. Dit altijd helemaal up to date houden is dus echt belangrijk en is dus iets wat je zeker in de gaten moet houden. Je wilt immers dat je altijd over de correcte gegevens beschikt, zodat er geen fouten gemaakt worden. Als je maar een paar werknemers hebt, dan is de personeelsadministratie vaak niet zo heel erg ingewikkeld, het gaat dan immers maar om een paar personen waar je prima een papieren dossier over bij kunt houden of je kunt mappen in je computer maken. Maar als het om een grote groep mensen gaat, dan wordt dit toch wel even een ander verhaal. Wil je het dan overzichtelijk houden, dan zul je toch andere maatregelen moeten treffen. Bekijk dus zeker de verschillende mogelijkheden die jij hebt voor je personeelsadministratie, zodat je er zeker van bent dat je kiest voor de oplossing die voor jou het meest geschikt is.
Wat verwerk je in personeelsadministratie?
Wat moet je nu precies bijhouden over het personeel in jouw administratie? Dat is natuurlijk een beetje afhankelijk van het soort bedrijf dat je hebt, maar over het algemeen noteer je in je personeelsadministratie onder meer:
- de adresgegevens van medewerkers
- hun banknummer
- het soort contract dat zij hebben en een kopie hiervan
- de manier waarop vakantie-uren opgebouwd worden
- aantal overuren dat iemand gewerkt heeft
Daarnaast heb je ook nog de optie om andere soorten documenten in de personeelsadministratie te bewaren. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan rapportages van functioneringsgesprekken die gehouden zijn. Op die manier heb je altijd bij de hand hoe je iemand in de loop van de jaren beoordeeld hebt en dit kan van pas komen op het moment dat iemand echt niet meer functioneert en je deze persoon wilt ontslaan. Ook andere documenten zou je kunnen opslaan, zoals identiteitskaarten. Wat je dus precies wel en niet bewaard in de personeelsadministratie, dat is helemaal aan jou als eigenaar van de organisatie. Wat hoe dan ook belangrijk is, is dat je een eenduidige lijn trekt voor ieder personeelslid en dat je al hun gegevens veilig en ordelijk bewaart, zodat je deze altijd tot je beschikking hebt en ze niet in verkeerde handen kunnen komen.
Handige software
Er zijn dus veel verschillende zaken die je bij kunt houden in je personeelsadministratie en dit geeft het risico dat het al snel allemaal erg onoverzichtelijk wordt. Want hoe bewaar je verslagen van functioneringsgesprekken, adresgegevens en plus- en minuren allemaal overzichtelijk op één plek? Dat lukt alleen als je gebruik maakt van goede software die speciaal hiervoor ontwikkeld is, zoals de software van ShiftBase. Hierin kun je heel eenvoudig alles bijhouden wat jij vast wilt leggen van ieder personeelslid. Doordat alle gegevens aan een soort profiel gekoppeld zijn, kun je heel gemakkelijk in de personeelsadministratie opzoeken hoeveel overuren iemand opgebouwd heeft, wanneer zijn contract verlengd moet worden of wat voor beoordelingen hij de laatste periodes gekregen heeft. Veel zaken kunnen automatisch verwerkt worden, maar je kunt ook nog altijd handmatig aanpassingen doen, op het moment dat jij bijvoorbeeld vakantiedagen uitbetaalt in plaats van deze op laat nemen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat het totaal geregistreerde aantal dagen toch weer klopt. Voor ieder bedrijf dat nog op zoek is naar een handig programma voor het bijhouden van de personeelsadministratie, is de software van ShiftBase dus zeker aan te raden!